BoardKings doe-het-zelf groepsreistips

In Motion #4 2013 lees je het verhaal van de BoardKings trip naar magisch Ierland. Lijkt het je zelf wat om een keer een trip te organiseren met een groep vrienden en bekenden? Organisator Peter van Griethuijsen heeft een aantal tips – gebaseerd op zijn ervaringen uit de afgelopen jaren – die je op weg kunnen helpen.

Geniet Organiseer de trip, maar ga niet lokaal als reisleider fungeren. Laat iedereen echter verder vrij zodra je op de bestemming bent. Iedereen zal zijn eigen ding willen doen en dat is prima. Geniet van de trip en zorg dat je er zelf het maximale uit kunt halen. Als jij je vermaakt zal de rest dat ook doen.

Internet Steeds meer mensen zijn afhankelijk van toegang tot internet, al was het maar om de weersvoorspellingen te checken. Controleer bij het boeken of er internettoegang is in de accommodaties. Vraag ook of er wifi is of slechts toegang via een netwerkkabel. Neem eventueel een wifi router mee om de verbinding te delen.

Don’t be gentle, it’s a… De deelnemers zullen vaak naar verschillende spots willen. Geef ze die mogelijkheid door een aantal auto’s te huren. Ik ga normaal uit van drie deelnemers per auto, dan is er nog voldoende ruimte om wat materiaal mee te nemen. Zorg ook voor voldoende opblaasbare dakdragers. Die werken perfect en maken de groep zoveel flexibeler bij het zoeken naar spots (en zorgen ervoor dat je naderhand geen nare verrassing krijgt omdat je dak gekrast is vanwege de boardbags…).

Bus huren Als je een trip wilt maken met een groep en een enorme berg materiaal, is Blue Rent een aanrader. Ze rekenen scherpe tarieven voor de verhuur van busjes, een onbeperkt aantal kilometers en de eigenaar (in Amsterdam) is een ex-windsurfer wat altijd helpt voor wat extra korting. Wees er wel vroeg bij want ze zijn erg populair. blue-rentacar.nl

Borg Vraag vooraf duidelijk naar de borg die betaald moet worden. Vooral met huurauto’s kan dat voor verrassingen zorgen, zeker als de deelnemers deze zelf voor moeten schieten. Communiceer hier duidelijk over.

Groeptickets Bijna alle luchtvaartmaatschappijen bieden de mogelijkheid om tickets als een groep te boeken. Dat heeft veel voordelen. Grootste voordeel is dat de tickets pas twee weken voor vertrek op naam gezet hoeven worden. Je kunt dus vroeg boeken tegen een laag tarief zonder alles meteen vast te hoeven leggen. Als iemand dan onvoorzien niet mee kan dan heb je geen extra kosten om het ticket op een andere naam te krijgen.

Niet voorschieten! Deze had misschien wel op nummer 1 moeten staan. Schiet. Niks. Voor. Zeker met een grotere groep kunnen de bedragen enorm oplopen. Voor je het weet heb je duizenden euro’s aan facturen die op jouw naam staan. Zorg dat je de groep eerst samenstelt en voor de eerste boeking van iedereen een aanbetaling krijgt. Bij mij is dat ongeveer 30% van de geschatte totaalprijs. Daarmee kun je dan de eerste aanbetalingen en reserveringen doen. Geef duidelijk aan wanneer je de tweede aanbetaling en het eindbedrag wilt hebben. Op die manier hebt je telkens genoeg geld om de facturen te betalen. Communiceer ook duidelijk dat als iemand later afhaakt hij/zij zelf een vervanger zal moeten zoeken en dat er geen geld terugbetaald wordt, anders zit je zelf met de kosten. Bij mijn trips is meestal een wachtlijst dus je kunt dan vaak zelf een vervanger aanbieden.

Leg contact met lokale shop/verhuur Niets zo belangrijk als lokale kennis over de spots en weersomstandigheden. Leg contact met de lokale shop(s) en schroom niet om ze om hulp te vragen. Zij weten meer dan je denkt, bijvoorbeeld ook op het gebied van accommodatie. Zodra je er bent helpen ze je graag verder met hun lokale kennis. Zorg dan wel dat je de deelnemers naar de shop stuurt als ze iets nodig hebben. Zo help je elkaar.

Korting Om de kosten zo laag mogelijk te houden tijdens een trip is het slim om vooraf over de prijzen te onderhandelen. Het zal je verbazen hoeveel korting je kunt regelen. Vooral bij de lokale verhuur kan er vaak heel wat van af als je met een groep komt. Doe een beetje je best en waardering is jouw deel.

Alternatieve activiteiten In een ideale wereld waait het op trip elke dag van de planeten en zijn er golven te over. Helaas is de realiteit vaak anders. Vallen de omstandigheden een aantal dagen wat tegen, dan moet je op zoek naar alternatieve activiteiten. De beste trips die ik gemaakt heb waren de trips waar ik minder dan de helft van de tijd op de windsurfplank gestaan heb. Zorg dat de echte waterman in iedereen naar boven komt. Ga surfen, suppen, boogieboarden, bodysurfen of iets anders in het water. Pak de mountainbike of ga hiken in de heuvels. Ga desnoods golfen. Er is op elke bestemming zoveel te doen. Zoek dit van te voren uit (eventuele met hulp van je lokale contacten) en schroom niet om ook hier alvast korting te regelen. De beste vakanties zijn de vakanties waarin iedereen elke dag lekker actief is. Dan maakt het niet uit hoeveel je op de plank hebt gestaan.

Reisverzekering Eis van alle deelnemers dat ze een goede reisverzekering afsluiten. Er kan zoveel misgaan tijdens een reis. Gelukkig hebben we hier nog nooit gebruik van hoeven maken. Zorg ook dat je van iedereen weet wie de achterblijvers zijn zodat je contact met ze op kunt nemen mocht er toch iets gebeuren.

Materiaallijst Als je besluit het materiaal van de deelnemers zelf te gaan transporteren moet je exact weten wat ze je mee hebben gegeven. Zorg dat de deelnemers vooraf een lijst invullen, dit scheelt een hoop gezeur bij de douane en (stel dat er iets gestolen wordt) de verzekering.

Communiceren Zorg dat de deelnemers tijdig alle details over de reis ontvangen. Dat is niet alleen prettig voor hen, maar ook voor de thuisblijvers. Zorg dat de telefoonnummers waarop iedereen te bereiken is op de lijst staan. Er staat inmiddels een nieuwe BoardKings trip gepland, opnieuw naar Brandon Bay in Ierland. Klik hier voor informatie over de trip.

Dank Voor deze trip konden we ons verheugen over de ondersteuning van Severne, Essential Store, Quatro, Goya, RRD en Ezzy. Unifiber was daarbij onze platinum sponsor. Niet alleen gaven ze ons een berg testmateriaal, een spiegelreflexcamera met telelens en GoPro met helm en een berg goodies mee, als klap op de vuurpijl sponsorden ze ook nog eens een avondje stappen. Proost!